Die E-Rechnung ist in Deutschland seit Anfang 2025 schrittweise Pflicht. Viele Shopbetreiber haben das Thema bisher aufgeschoben, weil es sie scheinbar nicht betrifft. Das stimmt aber nur, wenn ausschließlich Privatkunden bestellen. Sobald Firmen, Vereine, Behörden oder Handwerksbetriebe in Ihrem Shop einkaufen, brauchen Sie spätestens ab 2027 oder 2028 eine Lösung.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für Shopbetreiber, etwa für Rechnungen von Lieferanten.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr müssen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung versenden. Maßgeblich ist also Ihr Umsatz 2026, und zwar der gesamte, nicht nur der Anteil mit Firmenkunden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen.
Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, die Menschen ohne passende Software nicht lesen können.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil ab EN 16931): ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Der Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch aus.
Für Onlineshops ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl, weil es für Privat- und Firmenkunden gleichermaßen funktioniert.
Welche Bestellungen betroffen sind
- Privatkunden (B2C): keine Pflicht. Sie dürfen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen schicken.
- Firmenkunden (B2B) im Inland: Pflicht nach den oben genannten Fristen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: ausgenommen. Viele Shopbestellungen liegen darunter, verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht.
- Kleinunternehmer: vom Versand dauerhaft ausgenommen, den Empfang müssen sie trotzdem sicherstellen.
Die eigentliche Herausforderung für Shops: Das System muss erkennen, ob ein Unternehmen oder eine Privatperson bestellt. In der Praxis hilft ein Feld „Firma“ im Checkout, eine Abfrage „Ich bestelle als Unternehmen“ oder die Angabe einer Umsatzsteuer-ID. Im Zweifel können Sie einfach allen Kunden eine ZUGFeRD-Rechnung schicken. Privatkunden merken davon nichts.
So stellen Sie Ihren Shop um
Je nach Shopsystem gibt es unterschiedliche Wege:
- Shopware 6: Shopware bietet im eigenen Store eine E-Invoice-Erweiterung an, die beim Erstellen einer Rechnung automatisch ZUGFeRD erzeugt. Dazu gibt es Lösungen von Drittanbietern mit mehr Einstellmöglichkeiten.
- WooCommerce: Mehrere Erweiterungen erzeugen XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der Bestellung. Achten Sie darauf, dass das Plugin aktiv gepflegt wird und die aktuelle XRechnung-Version unterstützt.
- Shopify: Rechnungen entstehen hier meist über Apps. Prüfen Sie, ob Ihre App ein EN-16931-konformes Format ausgibt.
- Contao mit Isotope und andere Systeme: Oft ist es am einfachsten, die Rechnungsstellung an eine Buchhaltungssoftware zu übergeben, die E-Rechnungen ohnehin beherrscht. Die Bestelldaten werden dann über eine Schnittstelle oder einen Export übertragen.
Egal welcher Weg: Lassen Sie die ersten Rechnungen mit einem kostenlosen Validator prüfen, bevor Sie sie an Kunden schicken. Fehlende Pflichtangaben wie die Leitweg-ID bei Behörden oder eine falsche Steuerkennung führen sonst zu Rückfragen und verzögerten Zahlungen.
Archivierung nicht vergessen
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also mitsamt der XML-Daten. Ein ausgedrucktes PDF reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Ihr Shop, Ihre Buchhaltungssoftware oder ein separates Archiv diese Aufgabe übernimmt.
Checkliste für Shopbetreiber
- Umsatz 2026 prüfen: Liegen Sie über 800.000 Euro, gilt die Versandpflicht ab Januar 2027.
- Kundenstruktur prüfen: Wie viele Bestellungen kommen von Unternehmen?
- Checkout anpassen, damit Firmenkunden erkannt werden.
- Erweiterung oder Schnittstelle für ZUGFeRD bzw. XRechnung auswählen und testen.
- Testrechnungen mit einem Validator prüfen.
- Archivierung im Originalformat klären.
- Empfang eingehender E-Rechnungen in der Buchhaltung sicherstellen.
Fazit
Für reine Endkunden-Shops besteht beim Versand kein Handlungsdruck. Wer auch an Firmen verkauft, sollte die Umstellung nicht auf Dezember verschieben, denn Erweiterungen müssen ausgewählt, eingerichtet und getestet werden. Wir richten E-Rechnungen in bestehenden Shops ein und berücksichtigen sie bei neuen Projekten von Anfang an. Mehr dazu auf unserer Seite Onlineshop erstellen lassen.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Für die Einordnung Ihres Unternehmens wenden Sie sich an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.